こんにちは。
新しい勤怠管理の世界観を提供する「みらい人財研究所」の三浦です。
従業員の長時間労働や過労死、企業の残業手当の未払いなどが社会的な問題になっていますが、コロナ禍でテレワーク導入や、政府主導での働き方改革も重なり、テレワークを導入する企業も大企業を中心に行っていましたが、逆に生産性の悪化などからテレワークを取りやめたという企業も多いようです。
コロナ禍によって、勤怠管理のクラウド化も一気に進みました。
確かにクラウドシステム導入によって、リアルタイムで労働時間の管理ができミスを防ぐこともでき、今までタイムカードの打刻で労働時間を計算している時よりも効率化できていると思います。
クラウドは自動で計算もできるので管理も楽です。
導入すれば今まで面倒だった業務の改善になるでしょう。
労働時間の把握が必要な理由
労働基準法では、従業員の勤怠管理をすることは使用者の責任であり義務でもあると定められています。
ではなぜ勤怠管理なのでしょうか。勤怠管理とは？正しい賃金を支払い、従業員の長時間労働を未然に防ぐために必要になります。
そして、従業員一人一人の労働時間や休日、休憩時間など適切な就労実態を把握することが求められます。
労働時間を把握することによって、労働時間は適切なのか？職場内での問題が無いか見つけるためにも必要です。
このように勤怠管理の目的は、「適正な賃金の支払い」「過剰労働の早期発見や防止」「従業員の健康維持」を果たすことです。
今までは、これらを把握しきれずに過労働が多くなり過労死や、残業代未払いなどが問題になっていました。
そこで登場したのがクラウドシステムでの管理です。
本当に社員の労働時間の把握をあなたの会社はできているのでしょうか？
クラウドシステムで労働時間の把握は本当に可能なのか？
ちょっと前にニュースになった富士そばの残業未払いに、勤務記録改ざん。
実際には働いていたのに、休んだことにするよう役員が指示。社員18人が未払いの残業代約２億5000万円を求め労働審判を申し立て
FRIDAYデジタル
ということもあり得るのです。
これは役員が指示して社長は知らなかったとなっていますが、あなたの会社でも起こる能性はないとは言えません。
その時に社長は知らなかったでは済ますことはできないのです。
大体が社長が管理するのではなく、総務部などが勤怠管理を任されるのではないでしょうか。
忙しい社長が常にクラウドシステムだから監視するように把握することは難しいでしょう。
社長の目の届くところでは把握は可能なのですが、部署が変ってしまいコミュニケーションが不足していくとなかなか社長の声も目も届かなくなってしまいます。
そのような状況下では、もしかしたら不正は起こる可能性もあるでしょう。
不正を防ぐ為の考え方
私自身は、クラウドシステム入れたからと、過労働などはなくならないと思っています。
その理由は、就業規則や制度をきちんと決めていない会社組織の問題でもあるからです。
今の就業規則は本当に社員にとっても必要で、正しく理解されている就業規則となっていますか？
その言葉の意味は明確になっていますか？
就業時間の意味を正しく社員に浸透させているのでしょうか？
本来の就業規則は、社長のルールです。
つまり、規則とは→VISION や経営戦略を実現するために規則を作る。 就業規則はいわば憲法と同じて出ると考えられます。
そして規則を遂行するための「実施手順」が、制度です。
就業規則を決めたのはいいが、遂行する為の制度がない事が問題なのです。
このせいで不正が起こったり不満が起こってしまいます。
規則の遂行手順がなく、社員に規則のみを押し付ける会社が多いのです。
就業規則を遂行する為の制度作り４つのポイント
１.具体的であること
例)就業時間が具体的ではない。
8:30なのか?9:00なのか?8:45なのか?8:50なのか?
会社の始業は9時なのだか、就業時間の明確な記載がないと何時からが就業時間なのかは働く従業員の主観になってしまいます。
そこをトップが怒っても不満を買うだけです。
明確に決めていないからいけないのですから。
２.使用用語が統一されていること
始業時間という言葉は使ってもいいが、始業時間の意味はを決めているでしょうか？
直接報告しろという意味はどう言った意味でしょう？
など、すべての用語の意味を具体的に明文化することが重要です。
３.想定外の事柄が想定されていること
「クライシスマネジメント」
想定外の出来事のルールを決めておくこと→報告を必ずしろ!というルールがあった時に、 報告先の人に繋がらない場合はどうするか?というルールを決めておくこと。
万が一急用で出れない場合はどうするか?など想定外の事項を決めておくこと。
４.実現されるべく修正されていること。
100人のうち1人出来ないのはその人のせいですが、 10人のうち2人出来ないのは制度の問題です。
30人のうち6人遅刻は就業時間の問題になります。
日本は会社のシステムの問題を個人の問題にする事が多いです。
日本の会社の制度は社員を悪者にして、嘘つきを増やしてしまう。 その一番の問題は報告制度です。
嘘の報告になんの抵抗もなくなってしまう社員が出来上がってしまうのです。これが不正を増やしてしまう原因にもなります。
正しい報告制度はシンプルにする事です。
例えば、
○か×で判断する事です。トラブルあり○か×、本日の就業遅れなし○か×などシンプルにすれば嘘を見破ることが簡単になります。
このようにすることで、社員の不正を防ぎ、勤怠クラウドシステムを導入し、不正を防ぎ、今まで以上の効率化をはかることが可能です。
その時には、上記の着眼点で就業規則と、就業規則を遂行する制度作りが必要になってきます。
みらい人財研究所では、会社の業績アップも考慮した、各種クラウドシステム導入と、会計スキルのある労務のプロが、規則と制度を見直します。
詳しくは、資料のダウンロードでご覧ください。
資料ダウンロードはこちら
業務の効率化をはかり本業にしっかり向き合えるように完全サポートをさせていただきます。
お問合せはお気軽にご相談ください。
この記事へのコメントはありません。