こんにちは。
新しい勤怠管理の世界観を提供する「みらい人財研究所」の三浦です。
今は様々なクラウド型ツールがあり、業務の効率化なども測れるようになりました。
私たちみらい人財研究所でも各種様々なツールをご提供しています。
そして、導入支援をさせていただいているのですが、ただ効率化だけを考えて導入しても実際には逆に非効率になってしまう場合も数多く散見されます。
多いのが、他社の導入をしていたのですが、余計に手間がかかってしまったというご相談です。
私たちは、労務のプロもいるので煩わしい就業規則の変更などにもスムーズに対応し、すぐに導入できるような手順組をサポートしていきます。
また、採用・定着の支援でも、ただ採用・定着のサポートをするだけではなく、なぜ採用できないのか？
なぜ、定着できないかを分析し、採用・定着できるようにしっかりサポートをさせていただいています。
その中でかなり企業様に多い、離職や定着がし難い理由をお伝えしたいと思います。
それは、社内で使う用語の統一という話です。
社内の不正や不満を防ぐ為にも社内で使う用語の統一は重要です！
あなたの会社では用語の統一を考えていますか？
用語というのは、使う言葉。使用の語句のことです。
つまり、会社内で使われている言葉の意味を統一しているか？ということです。
ほとんどの会社では抽象的な表現で、使う上司や部下、社長もそれぞれ同じ言葉は使っているが意味合いが異なっているのではないでしょうか？
毎回使う用語は同じなのに、その都度意味が異なるのでは、混乱し不満を招いてしまいます。
例えば、
始業前、始業後にはデスクを整理整頓すること！と社長が朝礼で言ったとします。
上司はそれを聞き、上司が考える整理整頓を部下に求めます。
ですが、部下は部下が考える整理整頓をしています。
この場合は、「毎回」部下は整理整頓しているはずなのに、上司が考えている整理整頓ではないため「いつも」怒られてしまうのです。
部下の気持ちは、毎回やっているのになぜ怒られないといけないの？と感じています。
上司は、何度言ったらわかるんだ！と責任を部下に持っていきます。
これは、実は、整理整頓という用語の意味を決定していない社長に１番の問題があるのです。
このようなことが続くと、社員は不満を抱えて離職したり、会社への不審に繋がりモチベーションも下がっていきます。
用語の統一は社員が行動する上で円滑なコミュニケーションをとっていく為にも非常に重要な要素になります。
では、どのようなことが必要なのでしょうか？
用語を統一させる為には抽象的な表現はしてはいけない！
用語の表現で、噛み合わないのは表現方法が抽象的になっているからです。
例えば、
「チェックする」
→チェックするという言葉が抽象的です。
チェックするはビジネス用語ではありません。
チェックするとは、どのようにするのかまで決めないといけません。
「確認する」
→どのように確認をするのか?
何をどのように確認するのか、目視なのか、一人でなのか?などを決定しなくてはいけません。
「注意する」
→何をどのようにするのか?
何を持って注意したことになるのか？
例えば、横断歩道を渡る時には、右左、前後ろをみて、車が来ないことを確認して信号をみて渡ること。
が注意して横断歩道を渡るという意味です。
「配慮する」
→何をどのようにするのか?
配慮とは具体的にどのようにすることが社内での配慮という意味なのかを明確にすることです。
行動の中身を書くが大切ですが、多くの会社ではその中身まで書いていないのです。
どのように行動すればいいのかの中身を具体的に明記することです。
多くの会社では、社員が行動しないのは意識が低いからだ！と先に意識改革が必要だと考えています。
これがそもそもの間違いで、精神力で働かせることがパワハラなど様々なハラスメントを生み、離職を増やし、採用できなくなってしまう理由にもなります。
そうではなく、大事なのは行動改革です。
そのために用語の統一が必要なのです。
VISION を実現するための規則と制度を守る行動改革が必要。
なぜ採用するのか？という理由で社長のVISIONが重要ですとお伝えしています。
VISIONを実現するための規則と制度を守る行動改革が必要です。
なので、道徳的表現は絶対にしてはいけない行為になります。
道徳的表現とは？
「早く」「ちゃんと」「きちんと」「丁寧に」「綺麗に」「できるだけ」「テキパキと」「心を込めて」「ちょっと」などです。
このような表現を社員に使うと曖昧で行動できなくなってしまいます。
ちゃんと仕事しましょう！という「ちゃんと」はどのような意味なのか？
丁寧な言葉遣いの丁寧とは何を持って丁寧なのか？
テキパキ動くのテキパキとはどんな状態なのか？
例えば、外が何度の時に店内を何度にするか? こういったことを具体的に決めることです。
お客に快適な温度を提供するという決まりがあったとしたら、従業員は何度か決めないと行動できないのです。
こんな話がありました。
イトーヨーカドー の鮮魚売り場でお客様が買いやすいように綺麗に並べろ！という命令が部門長からでましたが、 綺麗さは主観になってしまいます。
なので、どのように並べたらいいのかお店によって異なっていました。
そこで、お客様の視点で目の玉が一直線に並ぶことを綺麗な並べ方ときめました。
このように用語の意味を明確にすることで行動できるようになるのです。
うちの社員は自分で動かない！と投げている会社の多くは、用語の統一をせずに一方的に主観で社員を責めてしまっているのです。
これが、離職が増える要因だったり、採用が定着せずに、採用できない理由でもあるのです。
用語の統一は、客観的に見てもらったほうが決めやすくなります。
みらい人財研究所では、会社の業績アップも考慮した、各種クラウドシステム導入と、会計スキルのある労務のプロが、規則と制度を見直します。
詳しくは、資料のダウンロードでご覧ください。
資料ダウンロードはこちら
業務の効率化をはかり本業にしっかり向き合えるように完全サポートをさせていただきます。
お問合せはお気軽にご相談ください。
この記事へのコメントはありません。