こんにちは。
新しい勤怠管理の世界観を提供する「みらい人財研究所」の三浦です。
給与計算は単純作業と思われていますが、ミスをしたら何度もやり直しが必要になり大変な作業です。
主に雇用契約や会社の規定などに基づいて、勤怠状況や手当などを計算し、給与の総支給額を求め、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料などの社会保険料や、所得税、住民税などの税金を差し引き、最終的な手取り額を算出します。
そして一見単純な計算の作業と思われがちですが、労務や税務の知識が必要なので、今まで任せていた担当者が急に退職したり、急な休みなどになってしまうと仕事が回らなくなってしまうというリスクもあります。
最近では給与管理クラウドなども出てきて効率よくできると言われていますが、勤怠管理は連動してなかったり、担当者がツールの使い方に慣れてなく逆に非効率となってしまっているケースも見られます。
特に中小企業は売上を伸ばしていくためには本業に集中する必要があります。
なので、特にアウトソーシングが必要だと思います。
そこで、この記事では中小企業こそ知ってほしい給与計算外注のメリット・デメリットをお伝えしたいと思います。
なぜ中小企業に給与計算の外注が必要なのか？
中小企業では、作業自体が収益を生まない給与計算作業は、限られた社員が一人で担当している為、担当者が病気や退職で不在になった場合、替わりの人がいないので計算がストップしてしまって給与支給ができなくなってしまうということもあり得ます。
また、担当者の急な不在の場合、代わりの人材確保が困難なので、急な休みになってしまった時に社員総出で残業して業務を行うといった非効率さもあり、このような状態が続くと離職にもつながってしまいかねません。
給与計算には法改正にも対応しないといけないので税務や労務の知識も必要になってきます。
人材確保にも時間も手間もかかるので、様々なリスクがありリスク管理のためにも外注はお勧めです。
給与計算の外注を依頼する場合には不安もあると思います。
まずはメリット・デメリットを知っておきましょう。
給与計算の外注のメリット
メリットは大きく３つあります。
・コストの削減
給与計算は収益を生まない仕事なのでそこに人件費をかけ続けているのはコストになってしまいます。
年末や法改正などのたびに残業代が増えるのも大きなもんでもあり、外注すればそのコストは大幅に削減できます。
・ミスなく正確な給与計算
自社で行う場合は部署ごとに入力方法が違ったり、タイムカードでの勤怠管理をしていたりと計算が大変になり、ミスが多くなっています。外注では専門に行っているためチェック体制も万全です。
・社会保険などの法改正にも対応
１年に１回変更される社会保険などの法改正に対応でき、適正な給与計算が可能になります。
給与計算のデメリット
デメリットは大きく２つです。
・外注に頼むために自社にノウハウが蓄積されない
給与計算業務を外注することは、その業務に関わる機会が当然少なくなり、ノウハウが溜まらなくなります。
その為人材育成ができなくなってしまい、社内での急な対応ができず有事の際に困る可能性もあります。
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給与計算は計算だけではなく労務、会計の知識を持っているところが安心です。
給与計算代行会社だけではなく、給与計算ソフトなどもあり、様々なサービスがあります。
その中でも、抑えて欲しいのは、労務や会計、税務の知識をしっかり持っているところへお願いする方がいいです。
その理由は、給与計算には勤怠管理も必要になってくるので、どちらも対応できる会社へお願いしたほうが情報共有の面でも必要でしょう。
そして、勤怠管理には就業規則の知識もある社労士の助言なども必要になってきます。
ただ給与計算だけを外注するのではなく、総合的に考えて業務をアウトソーシングした方が効率よく本業に集中することができるでしょう。
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