こんにちは。
新しい勤怠管理の世界観を提供する「みらい人財研究所」の三浦です。
企業の効率化を図るために今までアナログ主体の単純作業から本業に集中したいとクラウドをシステム会社主導の元導入をしている企業は多いと思います。
しかし、せっかく導入したのはいいが、システムの操作方法を覚えることで手一杯になってしまう。
システムを導入して始めたのはいいが、就業規則や法改正などがあるたびに対応が追いつかない。
システムに詳しい担当者が社内にいないので使えるようになれるまで時間がかかる。
詳しい担当者が休みの時に問題が起こってしまったら対応できない。
このように結局アナログの時より手間がかかってしまい、導入効果を発揮できない会社もあるのではないでしょうか。
なぜ導入がうまくいかずに非効率になってしまうのでしょうか。
その理由と効率化を図れるようになる方法をお伝えしたいと思います。
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クラウド導入で効率化できる！と安心してはいけない理由
クラウド導入はTVCMでもその便利な場面を見せていかに今までの業務が非効率だったのか、時代は大きく変わっているという印象を与えます。
導入しない企業は時代遅れだ！と言わんばかりに。
我が社も今すぐ導入しないと！と感じてしまいますよね。
確かにクラウドソフトは今まで紙やエクセルなどで行っていた単純作業をクラウド上で管理でき、社員にとっても業務がスピーディーにできまようになります。
ですが、導入しただけですぐに効率化できるかというとそうではありません。
実際には、導入したものの使いこなせずに余計に効率が悪くなったというケースも多発しています。
せっかく導入に踏み切ったのにまた元に戻してしまう…
ということになりかねませんよね。
なぜ、使いこなすことができないのか？
その理由は、上司がアナログに慣れすぎて新しいものを受け入れることができないケースが多いです。
特に40代後半から50代の上司になるである世代がクラウドソフトというもを全く理解できていないのです。
これでは、上司の指示をあおいでも決定権のある上司がわかってないのですから業務スピードは遅くなってしまいます。
結果上司と部下の関係も不満だらけとなってしまうかもしれません。
つまり、よくわかってない人が担当にというなっていることが最大の原因です。
非効率なので結局また元の体制に戻ってしまったなんてことになってしまうとこれから先も業務の効率はできなくなってしまいます。
効率化させるために必要なこととは？
効率化と一言で言いますが、何を持って効率化になるのでしょうか？
会社にとってクラウド導入で効率化とは、「どの業務が、どのようになることで、どんな結果を出せるのか？」と定義をしているのでしょうか？
クラウド導入の効率化をなんとなく言葉のイメージで考えていませんか？
まずは、自社の効率化とは何を持って効率化なのかをよく考えて明文化することをお勧めします。
その上でどんなサービスが最適なのかが明確になるでしょう。
社員に負担をかけずに本業に集中するためにはアウトソーシングも検討すること
単純作業に人手を人手をさけない中小企業は特に、本業に集中させるためにも、クラウドシステムは、アウトソーシングした方がうまく回ります。
その際に気をつけてほしいことは、システムだけに詳しいところへアウトソーシングしてしまうことです。
システム会社はあくまで操作やシステムに詳しいのですが、法改正や就業規則などは専門外になります。
その辺にも詳しい会社は限られていますが、全てを知っている会社に相談したほうが安心です。
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